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A ficha pessoal concentra os dados do colaborador. No cabeçalho pode navegar para o anterior ou seguinte (quando não está no modo ficha pessoal), voltar, guardar ou guardar e voltar. No bloco fixo (sempre visível) edita a foto (adicionar/eliminar), nome, número, departamento, género, estado civil, deficiência, datas de nascimento e admissão/saída (com idade e anos de serviço calculados) e notas. Em instalações de acesso podem aparecer grupos.

Os separadores organizam o resto da informação: dados pessoais, dados da empresa, chefia, férias, horários, escalas automáticas, métodos de acesso, dados de utilizador, bolsa de horas (e respetivas configurações), parâmetros, tipos de horas extra, contingentes, marcações automáticas, regime de trabalho, zonas, tarefas, formação, contrato, competências, benefícios, responsabilidades, competências operacionais, categoria profissional, exames de aptidão, documentos, salário e tipo de documentos. A visibilidade dos separadores depende da configuração da instalação. Os ecrãs e textos por separador neste manual descrevem o conteúdo de cada um. Nos separadores com grelha, o ecrã pode aparecer sem linhas se o colaborador ainda não tiver esses dados.

Ecrã

Separadores do formulário

A Ficha pessoal apresenta os dados do colaborador em vários separadores. Abaixo encontra um ecrã de cada separador; nos separadores com grelha, as linhas só aparecem quando existem registos.

Separador: Dados pessoais

Serve para registar a identificação civil e fiscal do colaborador, bem como contactos e emergências. Inclui tipo e número de documento (1 e 2), local de emissão, validade, NIF, segurança social, habilitações, nacionalidade, código ERP, NIB (principal, complementar, cartão refeição e despesas), número de filhos/dependentes e, quando aplicável, dados da Ordem dos Farmacêuticos. Na secção Contactos define país, localidade, código postal, telefone, telemóvel, email e morada. Em Emergências indica pessoas e contactos a avisar e o tipo de sangue. Neste separador também existe a ação para eliminar o funcionário e todos os respetivos dados. É o separador aberto no ecrã acima.

Separador: Dados da empresa

Concentra a informação laboral e organizacional associada ao colaborador. Permite indicar email e telefones da empresa, data de ingresso na função pública, iniciais, horas semanais, situação profissional, número de empresa, nome da empresa, preço, dados de seguro (companhia, datas, tipo e apólice), regime e modo de trabalho, tipo de ausência, medidas e áreas de RH (área, subárea, grupo, subgrupo, área de processamento, posição e profissão, com as respetivas descrições). Há ainda indicadores como pensionista, trabalhador-estudante, falecido, deslocado e permissões de almoço. A grelha Cidades de trabalho regista as localidades onde o colaborador presta serviço, com datas de início e fim.

Separador: Chefia

Define quem aprova os pedidos do funcionário. Cada linha da grelha tem as colunas Chefia (o superior, escolhido na lista de funcionários), Nível da chefia (número que indica a ordem do superior na aprovação por níveis) e Tipo de aprovação (Ausências, Férias, Movimentos e/ou Despesas; pode escolher vários). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Férias

Mostra e permite corrigir o saldo de férias do funcionário. A grelha de resumo tem, por ano, as colunas Ano, Código, Total, Anterior, Nº dias de férias usados, Disponível, Férias anteriores aprovadas (interruptor), Classificadas manualmente e Notas; por baixo, a legenda explica as letras do cálculo (C = A + B; D = Nº de dias aprovados; E = Faltas por conta de férias do ano). Na barra desta grelha existe ainda o botão Recalcular, que volta a calcular as linhas marcadas. A grelha «Períodos de férias não permitidos» regista intervalos (Data de início e Data de fim) em que o funcionário não pode marcar férias. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra de cada grelha.

Separador: Horários

Indica os horários que o funcionário segue ao longo do tempo. Na grelha Escalas, cada linha tem a Escala, a Data de início e a Data de fim; a coluna «Meses sem horário atribuído» assinala os meses sem escala e o botão Consultar de cada linha abre a escala. A grelha «Escalas de serviços» tem as mesmas colunas (Escala, Data de início, Data de fim e Consultar) para as escalas de serviço. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra de cada grelha.

Separador: Escalas automáticas

Define as regras que a geração automática de escalas usa para este funcionário. Na primeira grelha, cada linha tem Data de início, Data de fim, Mínimo de dias consecutivos de trabalho, Máximo de dias consecutivos de trabalho, Máximo de dias de folga e «Dias da semana em que será aplicado». Na grelha Horários indica os horários que podem ser atribuídos, com Horário, Data de início, Data de fim e a opção «Horário base». As linhas acrescentam-se com o botão + da barra de cada grelha.

Separador: Métodos de acesso

Define como o colaborador se identifica nos terminais. Pode indicar nome e número no dispositivo, privilégio e PIN, e limpar biometria (impressões digitais, faces, faces V2, foto biométrica e palmas). A grelha Cartões gere cartões RFID (número, perfil, estado ativo, facility code, etc.). Em Terminais, após Consultar, vê em que equipamentos o colaborador existe e que credenciais tem (palavra-passe, cartão, digital, face, palma) e a data do último movimento.

Separador: Dados utilizador

Gere a conta de acesso do colaborador ao portal (e aplicações associadas). Permite criar utilizador, enviar email de boas-vindas, definir perfil/permissões, departamentos visíveis, nome de utilizador, Active Directory, palavra-passe (incluindo geração aleatória e obrigação de alterar no próximo login), autenticação de dois fatores, terminais associados, motivos de ausência, setores e escalas de serviço disponíveis, bem como aprovação automática e permissões de administrador para aprovações.

Separador: Bolsa de horas

Mostra a bolsa de horas do funcionário. A opção «Usa bolsa de horas» ativa a bolsa para esta pessoa e o campo «Valor em bolsa de horas» mostra o saldo atual. A grelha de saldos tem, por mês, as colunas Ano, Mês, Saldo e Saldo (Horas); na sua barra, Eliminar e Recalcular atuam sobre as linhas marcadas e «Limpar bolsa de horas» apaga os saldos. Em «Acertos manuais» regista correções ao saldo, com Ano, Mês e Saldo (Horas); estas linhas acrescentam-se com o botão + da barra da grelha.

Separador: Bolsa de horas - Configurações

Permite que o funcionário tenha regras de bolsa de horas próprias, diferentes das definidas em Configurações > Parâmetros (separador Bolsa de horas). Marque «Diferentes configurações de bolsa de horas» e ajuste: «Aprovar bolsa de horas automaticamente»; «Permitir valores totais negativos»; «Necessário justificação por parte do funcionário, antes de ir para aprovação»; os dias a utilizar a bolsa com saldo positivo e com saldo negativo; os descontos automáticos nas faltas, no dia completo de falta, nos atrasos e quando o trabalho efetivo é inferior ao previsto; o trabalho aos feriados contar como dia completo; as horas noturnas não contarem para a bolsa; os tempos mínimo e máximo a contabilizar por dia e o valor máximo por mês (em minutos, também para valores negativos); os «Minutos que passam de mês» e «por quadrimestre»; os primeiros X minutos como horas extra ou como bolsa de horas e a primeira X percentagem para a bolsa; as «Horas extra necessárias para 1h de bolsa», o número de minutos a acumular por cada hora extra e os dias em que se aplica; e o valor fixo a usar em feriados, com o tempo mínimo de trabalho para o aplicar.

Separador: Parâmetros

Ajusta o comportamento de assiduidade e das apps para o colaborador. Em Geral: remoção automática de almoço/pausas, ignorar feriados ou horas extra, limite para exportar horas extra, permitir marcações no portal/mobile/teletrabalho, fuso horário e regras de número de movimentos obrigatórios por dia. Em Mobile: mapa, marcações offline, tempo de condução, obrigação de tarefa e opções de setores/tarefas. Em Parâmetros do painel pode ativar parâmetros diferentes do global (aprovação de movimentos fora de horário, zonas obrigatórias, início/fim de horário noturno).

Separador: Tipos de horas extra

Permite que o funcionário tenha tipos de horas extra próprios. Marque «Diferentes tipos de horas extra» e, na grelha, indique para cada tipo: Código, Descrição, Fator, Nº de Horas, «Por período» e, nos tipos por período, a Hora de início e a Hora de fim. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Contingentes

Atribui ao funcionário os contingentes definidos em Tabelas auxiliares > Contingentes. Na primeira grelha, cada linha tem Contingente, Data de início, Data de fim, Tipo de cálculos, Valor fixo, Período e «Dias ou horas». A grelha «Contingentes calculados ou manuais» mostra os valores de cada período, com Contingente, Data de início, Data de fim, Valor atribuído, Valor usado e Disponível; na sua barra, Recalcular volta a calcular as linhas marcadas. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra de cada grelha.

Separador: Marcações automáticas

Cria entradas e saídas automaticamente para o funcionário. Cada linha da grelha é uma regra com: Ativo; Data de início e Data de fim; Tolerância; «De acordo com o horário»; «Movimentos de entrada / saída» e «Movimentos de pausa»; «Necessário movimentos de terminais» (a regra só atua quando há movimentos dos terminais); Dias da semana; Tipo de movimento (entrada ou saída de trabalho) e Hora. Na barra, «Processar movimentos» aplica as regras e mostra «Processo terminado!»; «Reiniciar» faz com que as regras marcadas voltem a ser aplicadas desde a sua data de início (sem linhas marcadas aparece «Tem de escolher a linha a reiniciar!»). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Regime de trabalho

Regista o regime de trabalho presencial do funcionário ao longo do tempo. Cada linha tem Ativo, Data de início, Data de fim, Dias presenciais e Período (Semanal ou Mensal): por exemplo, 3 dias presenciais por semana. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Zonas

Define em que zonas o funcionário pode fazer marcações (as zonas criadas em Configurações > Zonas). Marque «Permitir marcação em todas as zonas» para não limitar; caso contrário, acrescente na grelha as zonas permitidas (coluna Zona). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Tarefas

Define que tarefas o funcionário pode escolher ao fazer marcações. Marque «Permitir marcação de todas as tarefas» para não limitar; caso contrário, acrescente na grelha as tarefas permitidas (coluna Tarefa). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Formação

Regista as ações de formação do funcionário. Cada linha tem Nome, Descrição, Data, Nº minutos, Área, «Período referência (T.29)», Iniciativa, Horário, Certificado, Entidade formadora, Nome da entidade, Tema, Valor, Eficácia e Presente; ao acrescentar uma linha pode escolher o Curso na lista. Estes dados alimentam os relatórios de formação. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Contrato

Regista os contratos do funcionário ao longo do tempo. Cada linha tem Contrato (tipo definido em Tabelas auxiliares > Contratos), Data de início e Data de fim. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Competências

Lista as competências do funcionário. Cada linha tem Competência (definida em Tabelas auxiliares > Competências) e Data de fim. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Benefícios

Lista os benefícios atribuídos ao funcionário, um por linha (coluna Benefícios, com os benefícios definidos em Tabelas auxiliares > Benefícios). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Responsabilidades

Lista as responsabilidades do funcionário, uma por linha (coluna Responsabilidades, com as responsabilidades definidas em Tabelas auxiliares > Responsabilidades). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Competências operacionais

Lista as competências operacionais do funcionário. Cada linha tem Competência operacional (definida em Tabelas auxiliares > Competências operacionais) e Data de fim. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Categoria profissional

Regista o percurso profissional do funcionário. Cada linha tem Categoria profissional (definida em Tabelas auxiliares > Categoria profissional), Promoção, Data de início e Data de fim. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Exames de aptidão

Regista os exames de aptidão do funcionário. Cada linha tem Exame (obrigatório, da tabela Exames de aptidão), Data do exame (obrigatória), Data de validade e Descrição. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Documentos

Guarda os documentos do funcionário. Cada linha tem Tipo (obrigatório), Data de validade (obrigatória), Ficheiro, onde «Selecionar ficheiro» carrega o documento, e Transferir, que descarrega o ficheiro da linha; na barra, Transferir descarrega os ficheiros das linhas marcadas. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Salário

Regista o histórico salarial do funcionário. Cada linha tem Tipo (obrigatório), Data (obrigatória), Valor, Ficheiro, onde «Selecionar ficheiro» anexa um documento, e Transferir; na barra, Transferir descarrega os ficheiros das linhas marcadas. As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.

Separador: Tipo de documentos

Define que tipos de documentos o funcionário pode ver. Marque «Permitir visualizar todos os tipos de documentos» para não limitar; caso contrário, acrescente na grelha os tipos permitidos (coluna Tipo de documentos, da tabela auxiliar com o mesmo nome). As linhas acrescentam-se com o botão + da barra do separador.